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Saiba as Vantagens de Terceirizar a Gestão de Viagens Corporativas

A demanda de uma empresa de grande e médio porte, geralmente, exige que alguns departamentos façam viagens constantes para a expansão dos negócios. Mas, o planejamento de viagens corporativas abrange uma série de tarefas que, quando feitas por conta da própria empresa, podem gerar principalmente sobrecarga de trabalho e excesso de gastos. Assim, utilizar os serviços de uma agencia viagens corporativas acaba sendo uma alternativa muito mais eficaz do que delegar a tarefa para a equipe da empresa. Ainda tem dúvida se isso é realmente uma boa alternativa? Separamos nesse artigo alguns benefícios. Confira!

Benefícios de contratar uma agência de viagens corporativas e suas economias.

Ainda existem muitos profissionais que não contratam uma consultoria de viagem por acreditar que se trata de um alto investimento. Porém, isso está muito errado.
Obviamente, haverá um custo para a contratação. Mas, no entanto, quando é feito a mensuração de gastos é possível notar que houve economia.
Isso ocorre, pois as empresas especializadas trabalham em parceria com hotéis, companhias aéreas, transfers, restaurante e outros serviços de turismo. Por meio dessa parceria, as agências conseguem repassar para os contratantes valores muito mais acessíveis. Ou seja, reduzindo custos.

Política de gestão

O primeiro passo que uma empresa de gestão de viagens corporativas é por criar uma política de viagens — ou ao menos melhorar a atual. Nessa política, devem estar incluídos detalhes importantes dos deslocamentos corporativos, como:

  • Motivo: , congresso, reunião e evento internacional ou regional, entre outros;
  • Custo: reembolso, limite de gastos, despesa diárias e meios de pagamento;
  • Hospedagem: pousada, hotel, estrutura básica, entre outros;
  • Cotação: percentual das receitas destinado às viagens corporativas;
  • Segurança: procedimentos obrigatórios e opcionais durante os deslocamentos, incluindo seguro para os colaboradores;
  •  Calendário dos eventos: datas dos eventos — por ano;
  • Informações: dados dos funcionários e detalhes que deverão constar nos relatórios;
  • Objetivos e metas: esclarecimento do que é esperado durante e após as viagens.

Nota-se que são muitos os pontos abrangidos por uma política de viagens adequada e segura tanto para a empresa como para os funcionários. Agora imagine: e se tudo isso fica por conta de uma empresa especializada? Nesse
cenário, não é nada difícil supor que tempo e eficiência sairiam na frente desde o início do processo, certo?
Especialistas no assunto são capazes de entender o contexto da sua empresa com muito mais facilidade, pensando inclusive no setor financeiro para enquadrar as iniciativas em um plano realístico, personalizado, que viabilize a realização das viagens corporativas sem comprometer desnecessariamente o crescimento do negócio. Não parece ótimo?

 

Resolução de burocracia

Organizar e planejar uma viagem corporativa envolve muitos fatores como; emissão de documentos, contratação de voos, reserva de hospedagens, restaurantes e transfers, aluguel de carros, à aquisição de seguros e a todos os demais serviços pertinentes.
A questão é que cuidar de tudo isso por conta própria implica solicitar cada serviço, um a um. São, portanto, valores, formas de pagamento, taxas de juros e logísticas muito diferentes entre si para gerenciar — e em pouco tempo. Isso deixa o trabalho extremamente desgastante, além de encarecer e retardar o processo.
É importante citar que, recorrer às empresas especializadas em gestão de viagens é uma grande vantagem. Pois elas cuidam de tudo, cobrando um único valor! Sim, o pagamento de todas as despesas é centralizado, o que não apenas poupa seu tempo como evita maiores dores de cabeça. Isso sem contar que o acompanhamento continua durante as viagens, a fim de garantir que tudo será entregue conforme o combinado.

 

Redução de custos

A redução de custos já começa pelo planejamento, quando a empresa contratada prepara uma política de viagens financeiramente compatível com a situação do contratante. Ela pode sugerir, por exemplo, o corte de gastos com hotéis mais caros ou com eventos que acabam gerando muita despesa e pouco retorno, dentre outras soluções. A ideia central é tornar as viagens mais inteligentes.
A economia continua durante a contratação de serviços para as viagens. Por lidarem com um alto número de clientes, fornecedores e parceiros de negócio, os profissionais do ramo contam naturalmente com um maior poder de negociação. Isso permite que obtenham descontos em passagens aéreas, reservas de hotéis e locações de carros. Negociando
grandes demandas para os mesmos espaços ou serviços, fica mais fácil conseguir uma redução nos preços.

 

Controle e suporte

É preciso sempre contar com imprevistos. Independentemente da natureza da viagem. Pode ser um voo atrasado, uma extensão da estadia por atrasos nos eventos, um problema de saúde com um de seus funcionários, entre muitas outras possibilidades. A questão é que, sem o acompanhamento de uma empresa especializada (e, portanto, habituada a essas dificuldades), você e sua equipe podem não saber como contorná-las da melhor maneira possível.
Uma agência de viagens, contratempos fazem parte do pacote. Portanto, resolver problemas faz parte da rotina. Inclusive, tais empresas normalmente disponibilizam um suporte com atendimento 24 horas para sanar dúvidas e dar andamento à resolução de eventuais contratempos.

 

Acompanhamento do processo

Não podemos deixar de ressaltar o papel da tecnologia de que as empresas de gestão de viagens corporativas dispõem. É usual que contem com sistemas e ferramentas capazes de agilizar o plano de rotas, a compra de passagens, a reserva de quartos e, claro, a produção de relatórios em tempo real. Esse definitivamente é mais um diferencial valioso do trabalho dessas empresas.
Acompanhando os acontecimentos, elas fornecem as informações gerenciais mais relevantes da viagem para os gestores, como:

  • Andamento da viagem: onde estão os colaboradores, para onde se encaminham, se já estão voltando e assim por diante;
  •  Controle dos custos: detalhamento do emprego dos recursos corporativos, sendo possível filtrar as despesas por funcionários ou prestadores de serviço;
  • Solicitação de despesas extraordinárias: em caso de imprevistos durante a viagem, seus colaboradores ou os profissionais terceirizados podem registrar a necessidade de novos gastos — como hospedagem, alimentação e hospitais.

Tudo isso pode ser transmitido por meio de logins e senhas de acesso ao sistema. De todo modo, esse banco de dados é essencial para trazer mais controle para o contratante sobre o que acontece nas viagens e sobre os resultados obtidos com ela. Assim, os gestores podem escolher melhor os próximos destinos, as pessoas que viajarão e o orçamento necessário.

Como você pôde ver, a terceirização das viagens corporativas é uma solução que libera sua empresa de um trabalho para o qual, muitas vezes, dispõe de tempo, pessoal e recursos limitados. Além disso, a contratação de profissionais competentes na função torna suas viagens mais eficientes, passando a render mais frutos e custar menos. Simplificando: é uma alternativa estratégica para seu negócio!

O que achou?  pensa sobre a terceirização das viagens corporativas? Pronto para fazer o teste na sua empresa? Divida sua opinião conosco deixando aqui um comentário!

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