Entenda como uma agência de viagens corporativa pode ajudar.
As viagens dentro de uma empresa geralmente são de extrema importância e vão surgindo para aumentar os conhecimentos e firmar negócios de forma promissora. Para que tudo isso ocorra, existem os gestores de viagem: funcionário responsável por gerenciar as viagens da empresa que trabalha.
Um cargo que existe geralmente em empresas de médio e grande porte, que exigem de um grande número de deslocamentos de seus funcionários durante o ano todo, inclusive em datas sazonais. Por conta da grande demanda de viagens e da necessidade de planejamentos e movimentações, empresas relacionam profissionais para dedicarem-se exclusivamente ao gerenciamento de viagens de negócios.
Essas viagens podem servir para diversas finalidades, como por exemplo: reuniões em outras unidades, feiras, palestras, parcerias, cursos etc. Mas, durante o planejamento, podem ocorrer alguns erros e imprevistos, colocando em risco o êxito da viagem.
Analisando nisso, elaboramos este artigo com as principais dificuldades de um gestor de viagens, e como uma agência especializada pode ajudar. Confira!
O gestor de viagem dentro da empresa, e sua importância
É um grande desafio para o gestor de viagens na hora de planejar e gerenciar as viagens dentro da empresa, principalmente quando requer um é serviço excelente com um valor acessível. Durante esse processo de negociação entre a agência de viagens, o Gestor sempre deve focar no custo benefício, prezando sempre pelo conforto e segurança para os colaborados.
O profissional “gestor de viagens” é muito importante para gerenciar os gastos investidos com as viagens corporativas. Pois em alguns casos os investimentos com viagens podem chegar a segunda maior despesa dentro de uma empresa.
As funções de uma agência de viagens corporativas para uma boa gestão
Uma agência de viagens corporativas experiente proporciona muito mais comodidade, conforto e agilidade em todos os processos de viagem. Cuida de toda a gestão, suporte e conveniência de seus clientes, podendo auxiliar o gestor na elaboração da política de viagens corporativas.
Isso inclui diversos aspectos, como realizar negociações satisfatórias, cuidar da segurança do colaborador em viagem, prestar suporte nas dúvidas e necessidades, buscar as melhores condições para seus viajantes, entre diversos outros pontos.
Conheça as maiores dificuldades de um gestor de viagens.
Entre as principais funções e também maiores dificuldades do gestor de viagens corporativas, estão:
Planejamento
Toda a viagem precisa de um planejamento, independentemente se a viagem for em território nacional ou internacional, ela sempre requer muita atenção em diversos aspectos. Portanto, o gestor será o responsável por planejar toda a logística que envolve a viagem, do início ao fim.
Entre elas são: levantamento de documentos necessários, negociações com os fornecedores sobre o transporte e hospedagem. Além disso, o gestor deve ficar sempre atento ao perfil do colaborador que está seguindo viagem e, dentro disso, encontrar a solução mais aproximada para oferecer o melhor, levando em conta todas as diretrizes descritas na política de viagens da empresa.
Nesses momentos, é extremamente importante contar com a ajuda de uma agência especializada. Como já possuem experiência na área, fica muito mais fácil organizar os detalhes da viagem e entender o perfil e exigências do colaborador viajante. A agência de viagens vai dialogar frequentemente com o gestor.
Estra relação entre agência e gestor oferece maior organização, visto que o gestor será a ponte entre agência e empresa contratante. Esta relação mútua resulta em comunicação facilitada e, consequentemente, uma viagem melhor e mais bem planejada.
Política de viagens
A elaboração da política de viagens deve sempre estar em concordância com o perfil de atuação da empresa. Mesmo que devam ser bem detalhados, a política de viagens não precisa ser necessariamente extensa, deve apenas ser clara e abordar de forma objetiva as regras estabelecidas para a viagem.
O objetivo da política de viagens é reduzir os conflitos e imprevistos que podem acontecer na viagem dos colaboradores. Além disso, uma ótima sugestão é sempre fornecer uma cópia da política para todos os funcionários que estarão em viagem.
Assim, caso haja alguma dúvida, basta consultar as regras e averiguar se é possível ou não realizar determinado ato. Dessa forma, não há a necessidade constante de estar sempre contatando a empresa.
Relatórios
Os relatórios são extremamente importantes para tudo sair como o planejado durante as viagens. Nesses relatórios é onde o gestor mostrará com clareza os detalhes como foi a hospedagem, transporte e outras particularidades do deslocamento.
É possível analisar quais foram as despesas, onde o dinheiro foi gasto, o motivo, quanto sobrou, entre diversas informações que sejam relevantes para a empresa. Os relatórios devem ser sempre esclarecedores e objetivos.
As agências de viagens corporativas
Uma agência de viagens corporativa, consegue sempre proporcionar muito mais comodidade, conforto e agilidade em todos os processos da viagem. Um gestor que conta com o apoio de uma agência de viagens tem a certeza da assertividade de processos, segurança nas informações e profissionalismo na área.
Além de cuidar de toda a documentação, uma agência pode auxiliar grandemente um gestor a cumprir os requisitos da política de viagens, elaborando um planejamento de ponta a ponta, que fornece ao colaborador todo o suporte necessário: do embarque até a chegada.
