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Como reduzir os gastos com horas extras em viagens corporativas.

Em um mundo globalizado, as viagens corporativas crescem entre as empresas que estendem suas fronteiras e desejam expandir os negócios. Colaboradores podem iniciar sua jornada em um lugar e terminá-la em outro, dividindo-se em múltiplas tarefas e em abas no navegador. Mas, entre tantas atividades, é comum que os profissionais tenham de fazer horas extras, o que eleva o custo das viagens.

Quer saber como tornar suas viagens corporativas mais eficientes, reduzindo gastos com horas extras? Acompanhe nossas dicas a seguir!

O que a legislação trabalhista define para as horas extras em viagens corporativas?

Para colaboradores em regime CLT, fica mais fácil entender a atividade realizada durante uma viagem corporativa como trabalho remoto. Nessas condições, a legislação determina que todos os compromissos e deslocamentos respeitem as horas estabelecidas no contrato de trabalho.

Ou seja, se todas as atividades acontecerem dentro desse limite, não há necessidade de pagar horas extras ao funcionários. Porém, caso os eventos, reuniões, palestras e workshops extrapolem o horário convencional, o empregador deve arcar com as horas extras. Esse pagamento pode ser realizado financeiramente ou por meio de banco de horas.

Nesse caso, a legislação também entende o deslocamento como horário de trabalho. Assim, caso, o funcionário gaste no trajeto um tempo além da sua jornada de trabalho, esse tempo deve ser contabilizado como hora extra.

Ainda assim, as leis trabalhistas não definem diretrizes claras quanto ao direito de receber por hora extra em viagens a trabalho. Em geral, as empresas levam em conta dois fatores: quando o colaborador tem registro de horas e quando ele não tem.

Quando o colaborador tem registro de horas:

Se há um acordo e controle de carga horária trabalhada, como ponto eletrônico ou sistema de controle, a empresa é obrigada a pagar horas extras. Dessa maneira, se o colaborador viaja a trabalho fora do expediente, ele precisa receber por esse tempo, conforme explicado anteriormente.

Quando o colaborador não tem registro de horas:

De acordo com o artigo 62 da CLT, quando o colaborador exerce atividades externas incompatíveis com uma jornada de trabalho fixa ou nas situações em que ele exerce cargo de confiança, não é necessário pagar horas extras, se o trabalho realizado for além do horário normal ou comercial estabelecido pela empresa.

O mesmo se aplica quando a empresa não conta com um sistema de controle de horas e no caso de trabalhadores externos. Afinal, não é possível comprovar as horas que o trabalhador utilizou a mais.

E quanto às horas em que o colaborador está à disposição da empresa, sem trabalhar?

A situação merece um pouco mais de atenção quando o colaborador que tem controle de jornada precisa trabalhar além do limite estabelecido por causa da disponibilidade de um cliente — quando um acordo precisa ser fechado depois do jantar, por exemplo.

Nesses casos, no artigo 4º da CLT, os lapsos temporais em que o empregado aguarda ou executa ordens do empregador (estando, portanto, à disposição dele) são considerados como serviço efetivo.

Todo o tempo em que o colaborador fica à disposição da empresa, esteja no ambiente regular de trabalho ou fora dele, deve ser registrado na jornada de trabalho. Assim, caso ele ultrapasse os limites diários e/ou semanais, ele deve ser remunerado e/ou compensado.

Como fazer o reembolso dos gastos de viagens corporativas?

A legislação trabalhista define que os gastos com viagens corporativas são de encargo da empresa e, portanto, precisam ser reembolsados. Entre estes gastos, podemos citar: passagens, alimentação, hospedagem, traslados, entre outros.

Afinal, sem o custeio dessas despesas, o colaborador não consegue desempenhar as atividades propostas para a viagem.

Como reduzir os custos com horas extras em viagens?

Algumas práticas simples podem reduzir os gastos com horas extras durantes as viagens corporativas de sua empresa. Confira!

Adote o banco de horas

Em viagens a trabalho, o banco de horas é um bom recurso para empresas evitarem gastos com horas extras.

A Lei 13.467, vigente desde 11 de novembro de 2017, determina que o banco de horas pode ser instituído por meio de um acordo individual entre empregadores e empregados, sem que seja necessária a participação do sindicato. A compensação das horas trabalhadas a mais deve acontecer dentro de um limite de 6 meses.

Implante um regime de compensação

Uma alternativa ao banco de horas é o regime de compensação. Nele, as horas trabalhadas a mais em um dia podem ser compensadas ao longo do mês, desde que a carga horária mensal não ultrapasse 220 horas.

Esse sistema já era adotado antes da Reforma Trabalhista, mas a compensação deveria acontecer na mesma semana em que o trabalho extra tivesse acontecido. Agora, a compensação pode ser feita durante todo o mês.

Tenha um planejamento eficiente

A melhor maneira de evitar imprevistos com o transporte e com horários que vão além da jornada estabelecida em contrato com o colaborador é adotar um planejamento eficiente para a sua viagem corporativa.

A antecedência realmente reduz significativamente os custos de uma viagem corporativa. Assim, você tem maior possibilidade de conseguir horários mais convenientes para seus funcionários, de modo que eles possam cumprir todas as tarefas dentro da jornada estabelecida em contrato.

Além disso, com mais tempo, seu colaborador pode se preparar melhor para realizar as atividades propostas sem dificuldades, tornando a viagem mais eficiente.

Conte com o apoio de uma travel management company

O acompanhamento de uma travel management company (TMC) pode otimizar significativamente os gastos com viagens corporativas, incluindo as horas extras. Essas empresas contam com sistemas que facilitam a reserva de paisagens aéreas e hotéis com antecedência, bem como o acompanhamento das atividades de seu colaborador durante o trajeto.

Assim, você pode estabelecer diretrizes para que ele possa agir com mais eficiência durante a viagem corporativa e acompanhar o cumprimento das tarefas por meio dos KPIs definidos para a ocasião.

Outra vantagem de contar com uma TMC é que elas têm mecanismos para facilitar a prestação de contas do colaborador. Afinal, todos nós podemos nos perder com notas fiscais, tornando a organização de relatórios financeiros uma tarefa mais complicada. Com esse recurso, você garante mais transparência na comunicação com suas equipes.

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