Mesmo que seja possível comprar pacotes de viagens através de inúmeros sites na internet, nada substitui as vantagens que uma agência especializada em viagens corporativas pode oferecer as empresas que precisam desses serviços.
A agência de viagens corporativas possui uma série de funções e a principal vantagem é a redução de custos, uma vez que em muitos casos, as viagens corporativas representam a terceira maior despesa de uma empresa. Ao contrário do que muitos pensam não é necessário diminuir o número de viagens para conter os custos de uma organização. É possível diminuir os custos das viagens e ainda ter mais comodidade, controle e segurança.
Conheça 6 motivos para contratar uma agência de viagens corporativas:
PLANEJAMENTO
O planejamento é essencial para diminuir os custos de uma empresa. Uma agência de viagens corporativas é adequada para entender as demandas das empresas e determinar um planejamento de viagens ao longo de um período pré-estabelecido, criando assim a política de viagens corporativas de uma empresa.
A política retrata um conjunto de regras que definem a forma de como são comprados os itens de uma viagem corporativa, como passagens aéreas, aluguel de veículos e reservas de hotéis. Acompanhar as indicações da política de viagens de negócios da empresa pode diminuir em até 30% as despesas nesse centro de custo.
PRATICIDADE NA EMISSÃO DE DOCUMENTOS
Em um planejamento de viagens corporativas é muito importante estar alerta à emissão de documentos, renovação, prazos e principalmente aos vencimentos de passaportes e vistos dos colaboradores. Geralmente acontece de muitas empresas deixarem essa responsabilidade com o funcionário e, se ele não possui muita experiência, o processo pode se tornar ainda mais demorado.
Para esse fim, a agência é a melhor opção. Pois seus profissionais são treinados e possuem anos de experiência e sabem exatamente como e o que precisa ser feito para conseguir mais agilidade nestes processos.
GESTÃO DE GASTOS
São tantos custos variáveis em uma viagem corporativa, não é tarefa fácil controlá-los com perfeição. As agências possuem sistemas que permitem a emissão de relatórios gerenciais muito precisos sobre os gastos de cada viagem feita. Neles, é possível também classificar as despesas por tipo, colaborador ou prestador de serviço.
SERVIÇOS DE CONSULTORIA
São oferecidas consultorias em gestão de viagens com ajuda de profissionais qualificados da área, as empresas podem analisar dados prévios, tomar decisões precisas e traçar estratégias promissoras em relação ao alcance dos objetivos estabelecidos para cada deslocamento.
FERRAMENTAS DE SELFBOOKING
Plataforma digital, oferecidas pelas agências, integram em um único lugar todas as informações e meios necessários para que o próprio colaborador possa planejar sua viagem a trabalho.
Nesse meio, tudo é reservado on-line e personalizado. Além de reduzir custos, é possível ter um melhor controle dos gastos, gerenciamento de fluxos e geração de relatórios de viagem.
